Tapahtumat ovat osa Itella Oyj:n markkinointiviestintää ja asiakkuuden hoitomallia. Tapahtumia tuotetaankin useita kymmeniä vuodessa. Markkinointisuunnittelija Tuija Koivisto Itellasta sanoo tapahtumien toimivan hyvin asiakassuhteen hoidossa. Itellassa tapahtumien tuottaminen on ammattimaista. Jokainen tapahtuma harkitaan tässä valossa erikseen ja eri sidosryhmille suunnitellaan tapahtumia hyvissä ajoin etukäteen.

 

Itella luottaa fyysiseen kutsuun ja internet-ilmoittautumiseen

Itella kutsuu vieraansa paperikutsulla, joka sisältää vastaanottajan henkilökohtaisen TaikaTapahtumien tuottaman kutsukoodin. Ilmoittautuminen hoidetaan TaikaTapahtumien avulla internetissä, jossa kutsuvieras voi saada lisätietoja tapahtumakohtaiselta kotisivulta ja ilmoittautua kutsukoodilla. Näin Itella yhdistää eri kanavat, paperikutsun ja internetilmoittautumisen, saumattomaksi kokonaisuudeksi.

 

Ilmoittautumistilannetta seurataan reaaliajassa    

TaikaTapahtumat säästää aikaa Itellan asiakastilaisuuksien ilmoittautumisten hallinnassa. Aiemmin tapahtumiin ilmoittautumiset hoidettiin sähköpostin, puhelimen tai vastauskorttien kautta. Tuija tiivistää TaikaTapahtumien tuomia hyötyjä ilmoittautumisesta seuraavasti: ”On kätevää, kun kaikki ilmoittautumistiedot tulevat yhteen paikkaan ja ilmoittautumistilannetta voi seurata reaaliaikaisesti. Sähköposti-ilmoittautumiset tukkivat sähköpostin ja sähköposteihin vastaaminen vie turhaan työaikaa.”

 

Reaaliaikaisesta ilmoittautumistilanteen seurannan hyödyistä Tuija kertoo, että sen avulla he pystyivät reagoimaan nopeasti kun huomasivat, että asiakkaille järjestetty teatterinäytös varattiin nopeasti täyteen. ”Kun näimme että tilaisuus tuli täyteen pystyimme huomioimaan jonotuslistalle jääneet kutsuvieraamme. Tästä saimme kiitosta asiakkailtamme”. 

 

Tapahtumien koordinointi on helpottunut

TaikaTapahtumat on helpottanut tapahtumien tuotantoa. ”Nyt kaikki tapahtumaa järjestävät henkilöt näkevät työvaiheet ja miten valmistelut etenevät. Tieto kulkee, ja se tehostaa työskentelyä kun isossa organisaatiossa tekijät ovat eri puolilta” Tuija Koivisto kertoo muutoksesta tapahtumien tuotannosa.

 

Helppo käyttää ja yhteistyö eTaikan kanssa toimii

Tuijan näkemyksen mukaan TaikaTapahtumien käyttö on helppoa. ”Monien ohjelmien käyttöönotto on vaikeaa, mutta TaikaTapahtumissa tätä tunnetta ei ole syntynyt. Se on helppo työkalu tapahtumantuottajalle.” Tuija tiivistää TaikaTapahtumien käytöstä. ”Yhteistyö eTaikan kanssa on sujunut loistavasti. Tuki löytyy nopeasti ja viesteihin vastataan nopeasti.” on Tuija Koiviston luonnehdinta yhteistyöstä eTaikan kanssa.