Tapahtumatuotannon tarpeista liikkeelle
Fortumin ja eTaikan yhteistyö käynnistyi keväällä 2005. Ensivaiheessa analysoitiin muutaman valitun yksikön toimintamallit tapahtumien järjestämisessä. Samalla selvitettiin Fortumin tapahtumatuotannon tarpeet. Tämän selvitystyön pohjalta eTaika tuotti ratkaisun, joka huomioi ison konsernin hajautetun tapahtumatuotannon tarpeet. Nyt Fortumin ja eTaikan välinen yhteistyösopimus kattaa koko konsernin.

"Ennen eTaikan ohjelmistoa Fortumin toimintatapa oli vaihteleva. Jokaisella yksiköillä oli kullakin oma tapansa tuottaa tapahtumia, yhteinen toimintamalli puuttui. Tapahtumien prosesseja hallittiin perinteisen manuaalisesti. Tapahtumia tuottavien ihmisten aikaa paloi rutiineihin – oli sähköpostia, Exceleitä ja Accesseja ja tietoja siirreltiin paikasta toiseen. Pyöritettiin tuhansien ihmisten tapahtumia käsipelin ja se vei aikaa.” kertovat omia kokemuksiaan eTaikan tapahtumatyökalun käyttöönotosta Minna Kalavainen ja Vuokko Hietala Fortumin konserniviestinnästä.  Tällainen tapa toimia oli tekijään sidottu ja myös haavoittuvaa. ”Nyt kun ajattelee, se oli vanhanaikaista”, arvioi vanhaa toimintatapaa Minna Kalavainen.

Fortum halusi edelläkävijäksi
Uudistuksen lähtökohtana oli, että Fortumissa on selvä tavoite olla edelläkävijä. Siksi tapahtumienkin osalta haluttiin siirtää koko konsernin toimintatapa uuteen aikakauteen ja ottaa eTaikan tapahtumatyökalu heti laajaan käyttöön. Uutta toimintatapaa kohtaan tunnettiin alussa myös epäluuloja. Ennakkoluulot karisivat yhteisissä infotilaisuuksissa. Uudistuksen jälkeen palaute on ollut positiivista.

”eTaikan tapahtumahallintatyökalu on mullistanut kokonaan tapahtumien tuottamisen. Entiseen verrattuna monta tapahtumiin liittyvää työvaihetta on jäänyt kokonaan pois. Tapahtumien tilanne on nyt reaaliaikaisesti selvillä. Kasvaneen tehokkuuden lisäksi tapahtumien tuottaminen on nyt mielekkäämpää, selkeämpää ja varmempaa”, listaavat Minna ja Vuokko uuden toimintatavan etuja. Ison organisaation tapahtumat ovat nyt entistä paremmin kontrollissa.

Minna ja Vuokko painottavat myös toimintatavan merkitystä brändiin: koko konsernin tapahtumatuotannossa on nyt yhtenäinen toimintatapa ja tapahtumien verkkosivustoilla yhtenäinen ilme.  

”Perunoita se ei keitä”
Fortumissa on heti hyödynnetty ohjelmistoa monipuolisesti. Sitä on käytetty erilaisten tietojen keräämisessä, kilpailuissa ja äänestyksissä. ”Perunoita se ei keitä, mutta melkein kaiken muun se tekee”, tiivistää Minna Kalavainen eTaikan tapahtumahallintaohjelman ominaisuuksista.