Koulutuspäällikön muistilista – Miten minimoida rutiinitöihin kuluva aika?

Koulutuspäällikön muistilista – Miten minimoida rutiinitöihin kuluva aika?

Koulutuspäällikkö, haluatko keskittyä enemmän koulutusten kehittämiseen ja vähemmän rutiinitöihin?

Harva koulutuspäällikkö on sanonut, että haluaisi viettää enemmän aikaa raporttien parissa ja vähemmän koulutuksia kehittäen. Usein rutiinityöt kuitenkin täyttävät suuren osan työpäiväistä. Siksi koulutusten suunnitteluun jää liian vähän aikaa.

Tässä on koulutuspäällikölle muistilista, jonka avulla rutiinitöihin käytetystä ajasta on mahdollista nipistää.

1. Tee ilmoittautumisten hallinnasta helpompaa

Onko ilmoittautumisten ja osallistujien hallinta hoidettu selkeästi?

Aikaa ilmoittautumisten hallintaan kuluu, jos se hoidetaan sähköpostitse tai sellaisen järjestelmän kautta, joka ei ole yhteydessä muihin organisaation käyttämiin järjestelmiin. Helpoimmillaan kaikki osallistumiset ja peruutukset ovat näkyvissä samassa paikassa.

2. Voit vähentää raportointiin kuluvaa aikaa

Raportointi voi viedä lukuisia työtunteja, jos käytössä ei ole kunnon työvälineitä. Perinteisten exceleiden kokoaminen tuskastuttaa pitkäpinnaisintakin työntekijää. Varsinkin suuremmassa organisaatiossa kannattaa tutustua raportoinnin automatisoinnin mahdollisuuksiin.

3. Voisivatko osallistujat hallita omia koulutuksiaan?

Jos osallistujat voivat hallita omia koulutuksiaan, vähenee järjestäjän työ. Siksi koulutusten hallinta kannattaa tuoda nykypäivän tasolle. Voivathan osallistujat hakea ja ilmoittautua uusiin koulutuksiin vaivatta?

4. Keskitetty viestintä vähentää virheitä

Osallistujille viestiminen on helpompaa, kun se tapahtuu yhden järjestelmän kautta. Aikaa säästyy, kun viesti esimerkiksi koulutuksen peruuntumisesta voidaan lähettää saman järjestelmän kautta kuin mistä koulutuksia hallitaan.

Myös osallistujat ovat tyytyväisiä, kun viestintä on selkeää ja nopeaa. Virheet, kuten jonkun putoaminen sähköpostilistalta, jäävät historiaan.

5. Huolehdi järjestelmien integroitavuudesta

Ovatko kaikki käyttämänne tärkeimmät järjestelmät integroitavissa keskenään? Näin vältytte esimerkiksi samojen tietojen syöttämiseltä useisiin eri järjestelmiin.

Jos käytössänne on koulutusten hallintajärjestelmä, onko se integroitavissa esimerkiksi verkko-oppimisen ympäristöihin?

Jos haluat kuulla, miten voimme auttaa rutiinitöiden järjestämisessä, ota meihin yhteyttä!

Koulutusten hallinta, Yleinen
FacebookTwitterLinkedIn