4 kysymystä, joiden avulla valitset ratkaisun koulutusten hallintaan

4 kysymystä, joiden avulla valitset ratkaisun koulutusten hallintaan

Koulutuspäällikkö, onko organisaatiossasi aika miettiä koulutusten hallinnan päivittämistä? Uusi koulutusten hallintajärjestelmä on ajankohtainen, jos vanha järjestelmä ei mukaudu enää nykyisiin vaatimuksiin tai jos koulutuksia hallitaan vielä exceleillä.

Koulutusten hallintajärjestelmä auttaa esimerkiksi ilmoittautumisten hallinnassa, koulutusten tarpeen seurannassa ja suunnittelussa sekä koulutusvähennysten raportoinnissa.

Keräsimme listan asioista, jotka sinun kannattaa ottaa huomioon valitessasi järjestelmää koulutusten hallintaan.

Milloin koulutusten hallintaan tarvitaan erityinen järjestelmä?

Kun koulutusten määrä kasvaa, on aika miettiä keinoja niiden tehokkaaseen hallintaan. Suuren massan tehoton hallinnointi on paitsi kallista, myös virhealtista. Koulutusten hallintajärjestelmän hankinta on ajankohtaista, kun henkilöstön koulutusta on paljon tai jos organisaation ydintoimintaan kuuluu koulutusten ja valmennusten tarjoaminen.

Osa järjestelmistä on tarkoitettu erityisesti koulutusten hallintaan, mutta toiset kuuluvat osana esimerkiksi HR- tai tapahtumamarkkinointijärjestelmään. Koulutuksiin erikoistuneet ratkaisut ovat usein joustavampia ja mukautuvat paremmin juuri näihin tarpeisiin. Mitä enemmän ja monipuolisemmin koulutuksia järjestetään, sitä tärkeämpää on löytää juuri omiin vaatimuksiin muokkautuva järjestelmä.

Vaikka yleisiten HR-järjestelmien ominaisuuslista voi olla hyvinkin kattava. Niiden fokus ei kuitenkaan ole koulutuksissa, joten niistä saattaa puuttua tarpeellisia toimintoja tai ne eivät taivu kaikkiin tarpeisiin. Varsinkaan tapahtumahallintajärjestelmät eivät välttämättä tue koulutuspolkuja, tutkintoja tai verkkokoulutuksia.

Onko järjestelmä integroitavissa?

Varmista, että kaikki haluttu tieto kulkee koulutusten hallinnan ja muiden keskeisten järjestelmien välillä.

Koulutusten hallintajärjestelmän pitäisi tukea esimerkiksi erilaisia verkkokurssialustoja ja taloushallinnon järjestelmiä. Verkkokurssit tulisi voida kytkeä saumattomasti koulutusjärjestelmään lähiopetuksen rinnalle.

Sisäisten koulutusten hallintaan tuleva järjestelmä pitää voida integroida myös henkilöstöjärjestelmään. Yhdistyksillä ja ammattiliitoilla järjestelmän on puolestaan oltava yhteydessä jäsen- tai asiakasrekisteriin.

Henkilöstö- ja kertakirjautumisintegraation avulla käyttäjä pääsee turvallisesti kirjautumaan järjestelmään ilman uutta tunnusta ja salasanaa. Kertaalleen tallennettuja tietoja ei myöskään tarvitse syöttää uudelleen, vaan käyttäjän tiedot kuten yhteystiedot, yksikkö, esimies ja alaiset siirtyvät järjestelmään automaattisesti.

Tarvittaessa järjestelmän pitää mahdollistaa myös pankkitunnistautuminen ja erilaiset verkkomaksut.

Onko järjestelmän toimittaja uskottava?

Järjestelmä hankitaan useaksi vuodeksi eteenpäin. Valittaessa järjestelmän toimittajaa kannattaakin pohtia, kuinka todennäköisesti se on olemassa vielä vaikkapa 3-10 vuoden kuluttua. Toimittajan jatkuva tuki järjestelmälle on ehdottoman tärkeä.

Kysy järjestelmän tarjoajalta, mihin suuntaan tuotetta ollaan kehittämässä ja kuinka aktiivisesti. Jos järjestelmän kehitys on hiipumassa, se tuskin on enää kovin pitkäikäinen. Ennemmin tai myöhemmin siltä loppuu tuki.

Selvitä myös, onko järjestelmän tarjoajalla referenssiasiakkaita. Kysy myyjältä juuri sinulle osuvimmat referenssit.

Miten järjestelmä on räätälöitävissä?

Pääsääntö on, että järjestelmä ei sanele, miten koulutukset voidaan siihen syöttää. Hyvässä järjestelmässä ei ole vakioratkaisuna esimerkiksi kolmea laatikkoa, joihin koulutuksia koskeva tieto on rutistettava. Sen sijaan järjestäjä voi esittää koulutukset osallistujille niin kuin hän itse haluaa, ja järjestelmä mukautetaan palvelemaan asiakkaan prosesseja.

Räätälöinti mahdollistaa koulutusjärjestelmän asiakaskohtaiset automaatiot. Esimerkiksi koulutushakemuksessa huomioitavat asiat ja käsittelytapa voidaan määrätä asiakkaan tarpeiden mukaan. Myös sääntely lisää räätälöintitarpeita. Tietyillä toimialoilla on pakollinen määrä koulutusta, joka täytyy voida raportoida helposti. Raportointi lisää muutenkin räätälöinnin tarvetta, sillä raporteissa halutaan näyttää vain kullekin asiakkaalle olennaiset tiedot.

Todennäköisesti organisaatiossa tapahtuu myös ennen pitkää muutoksia, joihin järjestelmän pitää sopeutua. Näitä ovat esimerkiksi yrityskauppa tai muut suuret liiketoimintamuutokset. Mukautuuko järjestelmä asiakkaan tarpeisiin vai täytyykö etsiä korvaavaa ratkaisua?

Yhteenveto:

  • Jos koulutuksia järjestetään vuodessa yli 1000, kannattaa hankkia koulutusten hallintaan erikoistunut järjestelmä.
  • Integroitavuus on yksi järjestelmän tärkeimmistä ominaisuuksista. Siitä ei voi tinkiä.
  • Valitse toimittaja, jolta saat tukea myös tulevaisuudessa.
  • Järjestelmän on mukauduttava koulutuksiin, ei toisinpäin.

Kaipaatko apua koulutusten hallintaan? Tilaa ilmainen konsultointi, niin katsotaan yhdessä, millainen ratkaisu sopii teille parhaiten!

Koulutusten hallinta, Yleinen
FacebookTwitterLinkedIn