Porvoon kaupunki löysi eTaikasta ratkaisun koulutusten hallintaan

Porvoon kaupunki löysi eTaikasta ratkaisun koulutusten hallintaan

Porvoon kaupunki otti eTaikan käyttöön tammikuussa. Koulutusten hallintajärjestelmästä haettiin ratkaisua siihen, miten hoitaa ja hallita koulutukset keskitetysti. Nyt jo lähes kaikilla kaupungin työntekijöillä on eTaika käytössään.

Haastattelimme Porvoon kaupungin henkilöstöasiantuntijaa ja eTaikan pääkäyttäjää Agneta Wedenbergiä. Hän kertoo muun muassa, miten eTaika on helpottanut koulutusten hallintaa ja miten järjestelmän käyttöönotto sujui.

Apua koulutusvähennysten hakemiseen

Tällä hetkellä Porvoon kaupunki käyttää eTaikaa koulutusten hallintaan. Suunnitteilla on hyödyntää järjestelmää vielä laajemmin ottamalla käyttöön osaamisen hallinnan työkalu ja kehityskeskustelulomakkeet myöhemmin tänä vuonna.

Wedenbergin mukaan eTaika on muuttanut kaupungin työntekijöiden koulutusten hallintaa merkittävästi. Aiemmin koulutuksia ei juurikaan hallittu keskitetysti, vaan toimialat hoitivat itsenäisesti omat koulutuksensa. eTaika tarjoa nyt kattavampaa tietoa muun muassa siitä, paljonko koulutusta järjestetään eri toimialoilla.

– eTaikassa kaikkien toimialojen koulutukset ovat hallittavissa yhdessä paikassa. Lähes kaikki työntekijämme käyttävät sitä. Aikataulullisista syistä varhaiskasvatus ja koulut tulevat tosin mukaan vasta syksyllä, Wedenberg toteaa.

– Ennen tiedot on otettu HR-järjestelmästä sen perusteella, että työntekijät ovat anoneet työvapaata mennäkseen koulutukseen. Saamme nyt helpommin ja kattavampaa tietoa koulutusvähennysten hakemiseen, sillä järjestelmän kautta hoidetaan myös ilmoittautumiset. Meiltä säästyy työaikaa, mutta samalla saamme paljon kattavampaa materiaalia hakemukseen.

Käyttöönotto ja integraatiot

Porvoon kaupunki aloitti eTaikan käyttöönottoprojektin marraskuussa ja järjestelmä tuli työntekijöiden käyttöön heti tammikuun alussa. Nyt järjestelmällä on noin 3500 käyttäjää ja 40 hallintakäyttäjää, jotka vievät koulutuksia järjestelmään ja ylläpitävät niitä. Wedenbergin mukaan kaksikielisessä työyhteisössä on tärkeää, että järjestelmää voidaan käyttää sekä suomeksi että ruotsiksi.

Mukana käyttöönottoprojektissa oli työntekijöitä HR- ja IT-osastoilta sekä tietenkin eTaikan kouluttajat. Käyttöönottoon kuului muutama työpaja ja koulutuksia hallintakäyttäjille.

– Käyttöönotto sujui hyvin ja nopeasti. Tosin jos nyt aloittaisimme, tekisimme sen ehkä vähän paremmalla aikataululla, Wedenberg toteaa.

eTaika on integroitu Porvoon HR-järjestelmään, josta tiedot kulkevat suoraan eTaikaan. Wedenberg kertoo integraation toimineen käyttöönoton jälkeen moitteettomasti. Hän kiittelee myös eTaikan tukipalvelua, joka on auttanut järjestelmän käytössä.

– Suurin osa kysymyksistä on liittynyt itse käyttöönottoon, jolloin meillä oli oma vastuuhenkilö eTaikassa. Mutta myös käyttöönoton jälkeen on tullut kysymyksiä. Vastaukset tulevat aina nopeasti ja olemme saaneet niiden avulla ratkaistua ongelmat.

Seuraava askel on osaamisen hallinta

Wedenberg uskoo eTaikan tarjoamien hyötyjen kasvavan entisestään, kun osaamisen hallinnan työkalu otetaan käyttöön. Siitä on apua esimerkiksi kriittisissä tilanteissa, joissa tietylle toimialalle tarvitaan lisää osaamista nopeasti.

– Jos meillä olisi ollut osaamisen hallinta käytössä nyt koronakriisin aikaan, siitä olisi ollut paljon hyötyä. Halutessamme voisimme esimerkiksi siirtää sote-puolelle kaikki, joilla on terveysalan tutkinto. Nyt meillä ei ole siitä tietoa tai tiedot ovat vaikeasti löydettävissä. Uskon, että eTaikan osaamisen hallinnalla olisimme säästäneet paljon aikaa.

Wedenberg suunnittelee heidän ottavan osaamisen hallinnan käyttöön jo myöhemmin tänä vuonna. Hän toteaa sen vaativan aikaa ja työtä heiltä itseltään, mutta uskoo eTaikan taipuvan vaivatta heidän tarpeisiinsa.

– Järjestelmä antaa myös kehyksen sille, miten osaamista mietitään. Siinä mielessä se on enemmänkin kuin pelkkä työväline.

Wedenberg suosittelee koulutusten hallintajärjestelmää muillekin kaupungeille, joilla sellaista ei vielä ole käytössään.-

– Järjestelmä kannattaa hankkia ilman muuta jo sen takia, että se säästää niiden aikaa, jotka hallinnoivat organisaatiossa koulutuksia. Järjestelmä on yhtenäinen ja kaikkiin koulutuksiin voidaan ilmoittautua samassa paikassa. Sen avulla esimiehetkin tietävät aina, ketkä ovat menossa mihinkin koulutukseen.

Tarvitaanko sinun organisaatiossasi uusia työkaluja koulutusten ja osaamisen hallintaan? Ota meihin yhteyttä ja varaa aika ilmaiseen konsultaatioon!

FacebookTwitterLinkedIn